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Inaugurazione: Executive Marketing Assistant


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Assistente marketing esecutivo

Azienda
Città stato
Provo, UT
Durata
non disponibile
Stipendio / Tasso
non disponibile
Lavoro postato su
10/10/2020
Applica da
10/10/2020
Sito web
non disponibile
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Informazioni sul lavoro

Riepilogo offerte di lavoro

Questa posizione fornisce continuità e assistenza amministrativa a BYU Broadcasting sotto la direzione del direttore del marketing.

Funzioni essenziali

1- Fornisce supporto amministrativo per il direttore del marketing

- Gestisce l'ufficio del direttore del marketing, compresa la supervisione di 1-2 studenti dipendenti
- Partecipa alla risoluzione dei problemi, al processo decisionale e alla pianificazione strategica relativa al team di marketing
- Risponde a domande su politiche e procedure specifiche BYUB e universitarie
- Compone le risposte per le firme del direttore del marketing
- Mantiene il calendario per il direttore del marketing
- Responsabile delle informazioni sulla conservazione dei registri universitari per il direttore del marketing
- Concilia le transazioni per le spese di bilancio del direttore del marketing
- Coordina la logistica di viaggio per il direttore del marketing, comprese le registrazioni alla conferenza, le autorizzazioni di viaggio, le prenotazioni di viaggio e le note spese post-viaggio
- Fornisce supporto amministrativo ad altri membri del Consiglio Direttivo, se necessario

2- Coordina e monitora i progetti di marketing BYUB

- Garantisce che tutte le richieste di brief / progetti creativi siano documentate, eseguite e completate
- Assiste i team creativi nella revisione delle richieste di progetti di marketing lavorando a stretto contatto con il produttore di marketing, il coordinatore delle risorse promozionali e i responsabili del marketing
- Supporta manager di marketing e team creativi per garantire che i progetti siano sulla buona strada e che i team lavorino in modo efficiente per rispettare le scadenze e gli impegni del progetto
- Monitora e determina se sussistono rischi per la tempistica del progetto, i risultati finali e il "campo di applicazione"
- Partecipa e sovrintende agli standup giornalieri o alle riunioni settimanali touch-base con i team creativi
- Collabora con il coordinatore creativo degli studenti per monitorare la biblioteca di risorse fotografiche, che può includere la prenotazione e la comunicazione con il fotografo freelance, la supervisione dell'ingestione e dell'archiviazione delle immagini e l'aggiornamento dei rapporti sullo stato
- Coordina il processo di marketing sprint

3- Coordinate e tracce Contratti di marketing e risultati contrattuali

- Aiuta nella gestione dei contratti aperti per segnalare eventuali rinnovi / date di scadenza imminenti
- Collabora con il produttore di marketing, il direttore marketing e con fornitori esterni e società di produzione per essere sicuri che i team di marketing / creativi abbiano ricevuto risultati contrattuali e risorse creative

4- Gestisce la creazione e la distribuzione della newsletter delle parti interessate

- Collabora con il direttore marketing, il produttore marketing e i responsabili marketing per raccogliere e compilare un rapporto di marketing mensile per le parti interessate BYUB, tra cui leadership esecutiva, donatori e membri del consiglio di amministrazione non BYUB

5- Gestisce i viaggi per il team di marketing

- Addestra i dipendenti del dipartimento Marketing nelle politiche di viaggio e nelle migliori pratiche
- Fornisce raccomandazioni di viaggio per il team di marketing garantendo al contempo che tutte le disposizioni di viaggio siano conformi alle politiche di viaggio BYU
- Coordina la logistica di viaggio nazionale e internazionale per i membri del team di marketing tra cui registrazioni di conferenze, autorizzazioni di viaggio, prenotazioni di viaggio e note spese post-viaggio
- Aiuta a conciliare le transazioni per il reparto marketing
- Coordina le autorizzazioni di viaggio, le prenotazioni di viaggio e gli itinerari per gli appaltatori, se necessario

Decisioni prese e riferite

Realizzato: questa posizione gode di una grande autonomia nella gestione dell'ufficio del direttore del marketing, nel coordinamento dei progetti di marketing BYUB e nella determinazione dell'uso efficace dei fondi di marketing. La posizione determina i metodi che verranno utilizzati per eseguire incarichi speciali dal direttore del marketing. Questa posizione prende tutte le decisioni del personale relative ai dipendenti degli studenti che fanno capo a questa posizione.

Riferito: questa posizione fornisce raccomandazioni su processi di marketing BYUB, procedure, richieste di viaggio / rimborsi e transazioni di bilancio.

Istruzione / Esperienza

Minimo richiesto:
- Laurea triennale o 5 anni di esperienza pertinente O combinazione equivalente di istruzione / esperienza

Preferita:
- Laurea triennale E 2 o più anni di precedente esperienza di coordinamento / gestione del progetto, compresa la gestione del personale, dei team e dei progetti che non riportano direttamente all'utente o esperienza equivalente.
- Un vantaggio sarebbe l'esperienza di coordinamento del progetto nell'agenzia pubblicitaria o nella casa di produzione con molti progetti / team.

Competenze, abilità, conoscenze, licenze, certificazioni:

richiesto:

- Conoscenza delle procedure d'ufficio
- Eccellenti capacità di costruzione di presentazioni in MS Word, Excel, PowerPoint e / o Keynote
- Ottime capacità di inglese, verbale, scrittura, grammatica, correzione di bozze / editing
- Capacità di pianificare e coordinare tutti gli aspetti del viaggio
- Eccellenti capacità interpersonali e comunicative, compreso un comportamento positivo, energico e di mentalità aperta
- Eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo con una grande attenzione ai dettagli
- Iniziativa nella gestione di progetti e incarichi dall'avvio al completamento in modo tempestivo
- Gode della logistica di progetti creativi
- Può lavorare in tempi stretti ed è abbastanza agile da adattarsi ai cambiamenti
- Comprende o ha la capacità di apprendere nuovi software di gestione dei progetti (ad es. Trello, Smartsheet, Monday.com) o raccomandare sistemi per migliorare il flusso di lavoro per i team creativi e di marketing
- Ha un buon senso di allineamento del marchio, voce e possiede la capacità di riconoscere quando non si allineano
- Comprovata esperienza di funzionamento con il massimo livello di integrità e riservatezza
- Ha un forte impegno per la qualità e l'efficienza
- Possiede una solida conoscenza del panorama globale dei media
- Pensiero innovativo quando si tratta di determinare processi nuovi e migliori
- Comprovata capacità di lavorare con assistenza minima ed estrema accuratezza
- Capacità di ricercare, organizzare e presentare informazioni per le decisioni di gestione

Preferita:

- Conoscenza dell'organizzazione BYUB e dell'Università, delle politiche e procedure BYUB e Università
- Familiarità con i sistemi di acquisto e di viaggio della BYU
- Precedenti esperienze con la metodologia agile

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